De aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a maneira como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o expediente. Mesmo assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um fim de mês de poucos resultados.
Confira abaixo quais os hábitos que mais contribuem para este cenário:
Hábito 1 Deixar a vida os levar
O principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é não planejar. “É aquela pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o que pode acontecer”, diz o Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e fundador da consultoria TRIAD PS.
De fato, ao longo do dia (em alguns setores mais, em outros menos) imprevistos acontecem. E isso sempre determina um novo arranjo na ordem de prioridades. O problema não é este tipo de dinâmica, mas sim não controlar os itens que já são conhecidos previamente.
“Para planejar, você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos uma parte”, diz. “Se você nunca sabe nada, acaba não andando para frente, apenas patinando”.
Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os três dias que se seguem. Jamais lote sua agenda de compromissos, deixe sempre um espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas. Dedique o tempo restante para aquilo que não estava no seu calendário previamente.
Hábito 2 Acreditar que tudo é para ontem
Por não olhar de uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja tudo (e todos) como prioridade. Resultado? “A pessoa faz tudo e lota sua agenda de coisas desnecessárias”, diz Barbosa.
Como mudar? Tenha uma postura crítica diante de cada demanda que cruza seu caminho. “Atividades importantes estão relacionadas com tempo e trazem resultado. As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa diferenciação é vital”, diz.
Hábito 3 Subestimar as ferramentas de produtividade
Atire a primeira pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo aplicativo ou estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o especialista, este é um outro deslize clássico de quem não consegue manter a vida em dia.
“Não é com duas ou três semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados aparecem só a partir da quarta ou quinta semana”, diz o especialista.
Como mudar? Encare com mais seriedade (e estratégia) as ferramentas de produtividade (como agenda e aplicativos de gestão do tempo). Firme um compromisso com você mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar o máximo de vantagem destes programas, siga algum método de gestão do tempo.
Hábito 4 Supervalorizar o e-mail
Checar o e-mail toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se perder no trabalho.
Como mudar? Determine horários para checar seus e-mails de acordo com sua rotina de trabalho. Não se renda à tentação de abri-lo a todo momento e responder todas as demandas.
Hábito 5 Ser viciado em redes sociais
De acordo com pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam redes sociais durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum problema neste hábito. “Não sou contra as redes sociais, entre uma tarefa e outra você até pode ver. Mas fazer isso com frequência pode te prejudicar”.
Como mudar? Assim como com o e-mail, determine horários fixos para acessar as redes sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou estendê-los.
Hábito 6 Espalhar todas as informações
Agenda, post-it, lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos para tornar a vida mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na rotina pode atrapalhar. “Tem gente que coloca tudo o que tem para fazer nestas várias ferramentas. E, porque fez anotações em locais obscuros, não consegue se planejar direito”, afirma o especialista.
Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.
Hábito 7 Não delegar
De medo de perder a própria posição a não ter ao seu redor pessoas com treinamento suficiente, os motivos que fazem com que os profissionais não saibam delegar tarefas são inúmeros. Mas a consequência, quase sempre, é a mesma: trabalho para além da conta e uma agenda caótica.
Como mudar? Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em mais responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha que abraçar o mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo terá para se dedicar às tarefas da nova função com excelência.
“Atividades confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser executas por você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas”, diz Barbosa.
Hábito 8 Ser fã incondicional de reuniões
Viver o expediente com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é sinônimo de produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da Triad, apenas 1/3 das reuniões são consideradas produtivas pelos funcionários. “As reuniões não têm qualidade, não são planejadas, são muito longas e não atingem os objetivos propostos”, diz.
Como mudar? Não faça reuniões para tudo. Quanto mais claro e pontual for o objetivo da reunião, melhor. Tenha como meta fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia hora. O limite? Duas. E nada além disso.
Hábito 9 Roubar o tempo alheio
Por ter uma agenda caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que cruzam seu caminho profissional. “É aquela pessoa que delega demais para a mesma pessoa. Por não anotar informações, liga para checar dados. Pede tarefas no fim do expediente”, diz.
Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades
Hábito 10 Ser desorganizado
Organização é palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu para encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador sabe bem o que isso significa.
Como mudar? Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.
Hábito 11 Não ter tempo para si mesmo
Pessoas improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao contrário. No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são as que mais sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do expediente. “A produtividade está diretamente ligada à energia. Se a pessoa não tem tempo para descansar, perde a energia e, com isso, a disposição para trabalhar”, diz Barbosa.
Como mudar? Pense na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim, para você mesmo e para outros assuntos pessoais. “Se a gente não tem tempo para quem faz diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois é isso que faz a vida valer a pena”, afirma o especialista.
Christian Barbosa: Autor
Haroldo Wittitz: Editor and Publisher
11 habits of very unproductive
The application of sophisticated methods beyond the time to make more profitable: never had so many resources professionals to manage the way we use the hours, minutes and seconds that fill the hours. Still, many people still live a chaotic schedule and an end to months of poor results.
Check out which habits that contribute most to this scenario:
Leave a habit to take the life
The main error of those who can`t keep the schedule (and life) is not planning to date. “It’s the person who does everything last minute and does not foresee what might happen,” says Christian Barbosa, an expert in time management consultant and founder of TRIAD PS.
In fact, throughout the day (more in some sectors, in others less so) things happen. And it always sets a new arrangement in order of priority. The problem is not this kind of dynamic, but not control items that are already known in advance.
“To plan, you need not know everything that will happen, but at least in part,” he says. “If you never know anything, just not moving forward, just skating.”
How to change? Do not stick only to plan the next day. At a minimum, plan for the three days that follow. Never lot your appointment book, leave a space for the unexpected. If you work eight hours per day, for example, compromises only four to five hours. Spend the remaining time for what was not on your calendar in advance.
Habit 2 believe that is all for today
Why not look for a sensible way to own time, some see it (and all) as a priority. Result? “The person does everything and fills his agenda of unnecessary things,” says Barbosa.
How to change? Take a critical view of each claim that crosses its path. “Important activities are related to time and bring results. The urgent need to be made immediately. This distinction is vital, “he says.
Habit 3 Underestimating productivity tools
Cast the first stone who has never started and quickly abandoned application or a new strategy to better manage time. But, according to the expert, this is another classic slide those who can not sustain life in days.
“It’s not two or three weeks that your brain will be trained. The results appear only after the fourth or fifth week, “says the expert.
How to change? Think more seriously (and strategy) productivity tools (such as calendar and time management applications). A firm commitment to yourself to use one (and only one) of them. To take full advantage of these programs, follow some method of time management.
Habit 4 overestimate the e-mail
Check the e-mail all the time, answer all messages without any criterion is the password to get lost in work.
How to change? Determine time to check his e-mails according to their routine work. Do not yield to the temptation to open it all the time and answer all demands.
Habit 5 Being addicted to social networks
According to a survey of the Triad, 85% of Brazilian professionals access social networks during work hours. According to Barbosa, there is no problem in this habit. “I am not against social networks between a task and another until you can see. But doing this often can harm you. ”
How to change? As with the e-mail, determine fixed times to access social networks. And do not give up the temptation to sabotage them or extend them.
Habit 6 Spread all information
Agenda, post-it notes, task list Google’s applications. The list of features to make life more organized is huge. But too much can disrupt their routine. “Some people put everything they have to make these tools. And because he made notes in dark places can`t plan properly, “says the expert.
How to change? Focus on just a tool to organize your routine. Make use of it in a strategic way.
Habit 7 Do not delegate
For fear of losing his position to not have around him people with sufficient training, the reasons that make the professionals do not know how to delegate tasks are numerous. But the result almost always is the same: work in addition to the account and a chaotic schedule.
How to change? Be aware that career growth always implies more responsibilities. But that does not mean you have to embrace the world alone. The more delegates, will have more time to devote to the tasks of the new function with excellence.
“Confidential and strategic activities that depend on its decision must be performed by you. More operational tasks can be delegated, “says Barbosa.
Habit 8 Being a diehard fan meeting
Living the hours behind closed doors at a meeting is definitely not synonymous with productivity. Unlike. According to recent research from the Triad, only one third of productive meetings are considered by staff. “The meetings have quality, are not planned, are very long and do not reach the proposed goals,” he says.
How to change? Do not do for all meetings. The clearer and more timely for the purpose of the meeting, the better. Aim to make them short. The ideal time? Half an hour. The limit? Two. And nothing more.
Habit 9 Steal the time of others
By having a chaotic schedule, who is unproductive tends to mess up everyone who crosses your career. “It’s the person who delegated too much for the same person. Why not jot down information, links to check data. Ask tasks in order of business, “he says.
How to change? Analyze the time of others before spending any demand. Do not be focused only on their needs
Habit 10 Being disorganized
Organization is the slogan for those who want to have productive days. Anyone who has struggled to find a file in the midst of the confusion table or the computer knows what that means.
How to change? The more your desk is clean, uncluttered and functional will save you more productive time. Therefore, devote yourself to keep everything from notes to files on the computer, according to logic.
Habit 11 Not having time for yourself
Unproductive people are not more devoted to his personal life. Unlike. In the choke to keep the routine professional days, they are the ones that undermine the time devoted to matters beyond the record. “Productivity is directly related to energy. If the person has no time to rest, lose energy and, therefore, the willingness to work, “says Barbosa.
How to change? Think about your schedule in order to devote time, even for yourself and for other personal matters. “If we do not have time for anyone who makes a difference in our lives, on his deathbed, we will regret it because that is what makes life worth living,” says the expert.
PrimeWork (Ano IX) 