Ser ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo

Pesquisas identificaram que as pessoas tem uma aversão natural à ociosidade: nós nos desviamos de nossas atividades a fim de permanecer ocupados, mesmo se para isso tivermos de inventar novas coisas para fazer. Mas ser ocupado demais pode atrapalhar a produtividade.

Estudos também mostram que também temos uma preferência acerca da ação: quando nos deparamos com um grande problema, preferimos agir, mesmo nos casos em que é melhor parar para pensar ou mesmo não fazer nada. Juntos, ambos esses comportamentos mostram que escolher ser muito atarefado é a escolha mais fácil.

Ser produtivo, por outro lado, é uma tarefa muito mais desafiadora. O que pode nos ajudar nesse dilema?

Tirar um tempo para fazer uma pausa e fazer reflexões mais embasadas. Reflexões nos ajudam a entender as ações que estamos considerando e escolher aquelas que nos tornam mais produtivos. Mesmo 15 minutos de planejamento já podem ajudar.

Então, da próxima vez que você se sentir ocupado demais, pare e pense sobre as tarefas que você realmente precisa concluir.

Adaptado de “The Remedy for Unproductive Busyness”

Planejamento Estratégico

Para todo empreendedor que deseja  crescer, um dos primeiros passos é entender como iniciar algo que proporcione boas chances de sucesso ao negócio. Como o próprio significado da palavra indica, planejar estratégias é uma arte que requer eficiência, informações adequadas e conhecimento de mercado, para que as decisões tomadas estejam bem casadas com a visão de futuro da empresa.

É aconselhável, para todas as situações, que o plano esteja traçado no papel antes que seja colocado em ação. Portanto, o inicio de todo planejamento estratégico passa por algumas definições simples:

· Quem somos? Qual a nossa missão? Qual a relevância do nosso negócio para o mercado? Afinal, aonde queremos chegar?

· Quais os atores envolvidos nesse planejamento? Quem deve ter participação importante nas análises que traçarão os caminhos da empresa;

· Definidos os papeis de cada um, é o momento de ter em mãos o máximo de informações que lhe darão uma visão mais completa do mercado. Saiba de tudo que se refere à análise de mercado, crescimento e desenvolvimento de funcionários,  concorrentes, áreas e mercados para explorar;

· Esteja informado sobre os insumos (internos e externos) para realização de seu negócio. O entendimento de mercado é tão bom quanto à compreensão do que ocorre dentro da sua própria empresa.

A importância das métricas dentro do seu planejamento estratégico

Acabaram-se os anos em que o que importava era bater o concorrente com gastos milionários em campanhas publicitárias. Hoje, quem não realizar uma métrica bem relacionada com o planejamento e ambições da empresa estará atrasado.

As métricas nada mais são do que estratégias para mensurar qualquer investimento ou ação relacionada à sua empresa, em quantidade e qualidade. Mas o mais importante é que ela deve estar diretamente relacionada aos planos de estratégia. Não adianta ter números e mais números, bons ou ruins, se esses números não estiverem dando respostas conclusivas para a gestão do negócio, se estamos ou não estamos chegando mais perto dos nossos grandes objetivos. Portanto,  métricas de sucesso  são aquelas em que os resultados serão um termômetro para saber se os objetivos da empresa estão sendo alcançados.

Colocando em prática

Sair do papel e ir para a realidade pode muitas vezes ser um tema complicado para o empreendedor. Portanto, a primeira coisa que devemos levar em consideração na parte da execução é analisar como fazemos o que fazemos. Ou seja, qual é a forma como conduzimos o processo de pessoas/equipe, a estratégia e nossos planos operacionais. Quanto mais organizada e bem feita for essa execução, mais poderemos medir o nível de maturidade de uma empresa.

Por exemplo, as realizações de reuniões periódicas precisam trazer realidade aos debates e alguns obstáculos que exigirão decisões. O nível de profissionalismo que se darão essas reuniões e as decisões feitas a partir desses possíveis obstáculos darão o tom da eficiência da sua execução. No livro “Execução”, escrito por Larry Bossidy & Ram Charan, a definição da palavra para a gestão empresarial é esclarecedora: “No seu sentido fundamental, executar é uma forma sistemática de expor a realidade e agir sobre ela”.

Contudo, a sua prática está diretamente relacionada à seriedade e organização com que trata a execução de seus planejamentos. Será sempre um desafio mental complexo, sem muita intuição, mas de um pensamento sistêmico e de forte trabalho. Veja alguns pontos a que devemos nos atentar:

· A sincronia dos processos de gestão pessoas, estratégia e rotina são essenciais para uma boa execução;

· Divisão de funções, atribuições e responsabilidades são partes importantes para alcançarmos os objetivos com organização;

· Não devemos dar passos maiores do que podemos. Planos maiores que nossa capacidade geram frustação, pois, plano bom é aquele conseguimos implantar estando dentro da realidade;

· Se quisermos uma execução boa, devemos saber premiar e incentivar as pessoas envolvidas nessa evolução;

· Estar aberto a novas realidades, saber a hora de mudar e abrir mão de algo com flexibilidade e sabedoria, será um bom controle de qualidade dos seus planos estratégicos.

Um planejamento estratégico completo requer muito mais esforço e dedicação do que normalmente imaginamos, mas se feito com qualidade, formarão o caminho das pedras para a conquista de todos os seus objetivos. Empresas que colocam com eficiência todos os seus planos e práticas, são as que abandonam estratégias equivocadas com facilidade traçando novos rumos, aproveitando boas  oportunidades , formando grandes líderes e criando resultados mais sustentáveis e lucrativos. 

 

Matriz SWOT: Entenda como usar e as vantagens para sua empresa

Imagine que você tenha a opção de viajar para um país novo mês que vem e vai fazer um quadro de pós e contras para tomar essa decisão. Você vai pesar fatores que dizem respeito a você, como disponibilidade de tempo, de dinheiro e aptidão física, mas também se fará sol ou chuva nesse destino, se a moeda está favorável, se há boas condições de segurança, entre diversas características que fogem do seu controle.

Nas empresas, a Matriz SWOT cumpre esse papel de colocar na balança o que há de vantagem e desvantagem em uma empreitada.

Conhecida no Brasil como Matriz FOFA, ela mede as forças (S, de stregths) fraquezas (W, de weakenesses) do negócio – fatores internos – assim como oportunidades (O, de opportunities) e ameaças (T, de threats) do macroambiente – fatores externos.

Muito utilizada pelas empresas durante o planejamento estratégico e para novos projetos, a Matriz SWOT consiste em uma análise detalhada da situação do negócio no cenário econômico, o que ajuda o empreendedor na tomada de decisão. Seu principal objetivo é dar um diagnóstico estratégico que deve prever e prevenir condições negativas, além de firmar diretrizes que façam o empreendimento se diferenciar.

Como montar uma matriz SWOT?

O primeiro passo para colocar em prática essa técnica estratégica é definir quais são os pontos fracos e fortes do ambiente interno do negócio, ou seja, o que é controlado pela empresa. Os pontos fracos ou fraquezas consistem em analisar o que pode ser feito para melhorar o negócio: se os funcionários possuem as capacidades que o cargo exige, quais as deficiências de seus funcionários, produtos e/ou serviços, e porque seus clientes não voltam após uma compra.

Em seguida, definem-se os pontos fortes, que devem ser algo como: o que você faz de melhor na empresa, de quais recursos o empreendimento dispõe, o que seu negócio possui de melhor em relação ao concorrente e o que faz seus clientes retornarem à empresa.

Por fim, deve-se analisar o ambiente externo do negócio, ou seja, o que a empresa não consegue controlar.  Nesse quesito, são observadas as oportunidades que existem no mercado, como as tendências/novidades, expansão da linha de produtos, chances de conquistar novos clientes, ou seja, o que pode gerar receita e valor. Também são exploradas as ameaças que a empresa pode sofrer, como novas empresas para o mesmo nicho, queda no padrão de consumo, investimento de novas tecnologias por concorrentes ou o que puder afetar negativamente a receita ou a imagem do negócio.

Uma dica é listar todos os pontos levantados em um quadrante, separado nesses 4 aspectos. Depois, dê uma nota de prioridade para cada item, seguindo o critério de sua preferência, e classifique cada item da lista de 5 (excelente) a 1 (fraco). Multiplique a nota de prioridade pela classificação, logo obterá um valor x sobre aquele item final, que te dará uma visão ampliada sobre onde focar esforços.

Mantendo a empresa preparada para os desafios

Em tempos incertos, a Matriz SWOT cai como uma luva para definir relações existentes entre os pontos fortes e fracos da empresa com o que se verifica de mais importante no mercado, seja a nível local ou global. A análise permite entender a posição de sua empresa comparada a seus concorrentes, conferindo mais confiança, segurança e força para lidar com os imprevistos e situações desafiadoras.

As perguntas que todo plano de negócios deve responder

O plano de negócios deve ser elaborado por todo aspirante a empreendedor para auxiliar no desenvolvimento de sua ideia. Ele serve tanto para ajudar a definir uma estratégia executável quanto para apresentar o negócio que está sendo planejando para outras pessoas. Veja quais são as perguntas que esse documento deve responder.

1. Qual será o modelo de negócio utilizado?
A primeira pergunta que o plano de negócios deve responder é qual será o modelo de negócio utilizado para viabilizar que a ideia inicial seja desenvolvida e explorada comercialmente.

Para responder a esta pergunta é preciso explicar qual o mercado que a empresa pretende se inserir e de que forma ela irá atuar para gerar dinheiro neste mercado. Note que definir o modelo de negócios vai além de definir o produto que a empresa pretende comercializar.

2. Quem são as pessoas envolvidas no negócio?
Também é preciso responder quem serão as pessoas envolvidas no negócio. Neste caso me refiro ao time de executivos que irá liderar o processo empreendedor. Ao responder essa pergunta é preciso dizer se esse time de empreendedores já foi escolhido ou se novas pessoas serão procuradas no mercado, assim como demonstrar que são pessoas capacitadas para enfrentar o desafio que está sendo proposto.

3. Como implementar o modelo de negócios proposto?
Outra pergunta que deve ser respondida é qual a estratégia que será utilizada para implementar o modelo de negócios proposto. Como estratégia entende-se desde as metas e cronogramas previstos para a implementação, passando pelo plano de marketing que será adotado e a análise das estruturas e operações necessárias para início e desenvolvimento do novo negócio.

4. Quais são os recursos necessários?
Por fim, mas não menos importante, as perguntas anteriores devem ajudar a responder um dos principais dilemas do plano de negócios. Quais são os recursos necessários para implementação do negócio e quais os possíveis retornos que ele oferece.

Ou seja, deve existir um planejamento financeiro que se traduza em números claros sobre o investimento necessário e a possibilidade de retorno em qual prazo.

Com essas perguntas básicas respondidas o plano de negócios estará completo. Lembre-se que o plano deve contar a história que você está projetando, ou seja, ao ler o plano deve-se entender qual será o caminho que você pretende trilhar da ideia que teve até o negócio estar estabelecido.

Construindo Metas

Para quem está estabelecendo as metas profissionais neste início do ano, autoconhecimento, simplicidade e determinação são fundamentais para concretizá-las.

Um aspecto positivo pode contribuir para a realização dos objetivos: o atual cenário econômico brasileiro. Nós estamos vivendo um momento de otimismo, de pleno emprego e visibilidade internacional. Portanto, ter objetivo, foco e determinação são fatores diferenciais para se dar bem neste ambiente competitivo e globalizado. Por outro lado, também temos que ser mais produtivos. Se somos um país emergente, a cobrança será maior e exigirá mais de você.

Considerando todos estes aspectos, confira as dicas para construção das metas de 2014:

Desenvolva o autoconhecimento. Quanto mais você conhece suas limitações e fortalezas, melhor construirá suas metas, de forma estruturada e assertiva. Conhecendo-se, você consegue planejar de maneira factível mas também desafiante.

Faça um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI). A partir dele, você consegue avaliar suas competências básicas e seus pontos de melhoria, para investir mais neles.

Terr simplicidade é fundamental. Se os seus planos forem mirabolantes ou muito complexos, perde-se o foco.

Pense na rapidez da execução. Se a meta virar uma muralha da China, algo que não tem um fim, a curva de motivação cairá.

Defina pontos de controle. São pontos para checar se você está cumprindo os seus objetivos e saber se galgou um degrau.

Tenha determinação para chegar até o fim. A grande maioria das metas não é cumprida por falta de determinação. Mantenha-se firme no objetivo de concretizá-las.

Motive-se. A automotivação está muito ligada ao próprio perfil comportamental. Se você tem dificuldade de desenvolver este comportamento, talvez seja melhor investir em projetos confortáveis do que em algo que será extremamente doloroso.

Avalie o quanto as suas metas vão exigir da sua vida e de recursos complementares. Você não precisa ser o super homem ou a mulher maravilha. Encontre formas de compensar eventuais gaps de maneira confortável. Vale pedir amparo.

Saiba ouvir. Muitas vezes, nossa autopercepção não é coerente com a percepção do outro. Ouça seus pares, sua equipe e seus superiores. Desta forma, você consegue saber como é visto e, se necessário, mudar atitudes.

Qual a Importância do Plano de Negócios para sua Empresa?

Mais do que moda, é realidade para as empresas vencedoras elaborarem um plano de negócios estratégico que alinhem as necessidades das empresas com suas realizações.

Hoje em dia muitas empresas buscam crescimento e ascensão e realizar um plano de negócios é um passo importante nesse processo.

Porém, pergunta-se: Se o plano de negócios é um documento sobre o futuro que espero do meu negócio, e o papel aceita tudo, qual é a credibilidade que ele pode ter? Como o investidor se assegura da veracidade desse documento?

Um plano de negócios serve para vários propósitos. Quando um empreendedor resolve usar o plano de negócios para obter apoio é porque já identificou a viabilidade do projeto e acredita no seu sucesso.

É esperado que o plano contemple ações para minimizar ou eliminar tais dúvidas quando do início do empreendimento. Um bom plano de negócios é transparente com relação aos riscos e problemas, mostra também oque pode ser feito para enfrentar tais dificuldades e incorpora tais ações.

Todo plano deve ser pautado em análises estatísticas de balancetes da empresa, checagem da idoneidade dos sócios e fornecedores de informações, imparcialidade, frente as intenções de sócios, diretores, parceiros, clientes e fornecedores.

No plano de negócios colocam-se dados, fatos e fruto de análises e investigações, mas dedicação, determinação, comprometimento, competência, engajamento, atitude, capacidades e motivação não cabem no papel.

Isso é demonstrado “cara a cara” com a equipe e o investidor, por isso além de um plano bem elaborado é muito importante investir nas pessoas que vão executá-lo.

É preciso, enfim, aceitar que o plano de negócios é mais uma ferramenta que surgiu para auxiliar o empreendedor a conhecer melhor a sua empresa.

Trata-se de um guia que possibilitará o investidor olhar o futuro e até sonhar, mas mantendo sempre os pés no chão. É uma forma de equilibrar a emoção e visão com o racionalismo da análise técnica.

What is the Importance of a Business Plan for Your Company?

More than fashion, it’s reality for the winning companies elaborate a strategic business plan to align business needs with their accomplishments.

Nowadays many companies seek growth and rise and make a business plan is an important step in this process.

However, the question arises: If the business plan is a document about the future hope of my business, and the role accepts all, what is the credibility he may have? As the investor ensures the veracity of this document?

A business plan serves several purposes. When an entrepreneur decides to use the business plan to get support because it has identified the feasibility of the project and believe in your success.

It is expected that the plan contemplates actions to minimize or eliminate such doubts at the start of the project. A good business plan is transparent with respect to the risks and problems, also shows What do can be done to address such difficulties and incorporate such actions.

Every plan should be based on statistical analysis of the company’s balance sheets, checking the suitability of partners and suppliers of information, impartiality, forward the intentions of partners, directors, partners, customers and suppliers.

In the business plan put up data, facts and the result of analysis and research, but dedication, determination, commitment, competence, commitment, attitude, skills and motivation do not fit on the paper.

This is demonstrated “face to face” with the team and the investor, so in addition to a well thought out plan is very important to invest in people who will run it.

We must finally accept that the business plan is another tool that has emerged to help the entrepreneur to know your business best.

This is a guide that will enable the investor to look ahead and dream, but always keeping his feet on the ground. It is a way of balancing emotion and vision with the rationalism of technical analysis.

Como transformar projetos em resultados?

Como transformar projetos em resultados?

“A única forma de você implementar a inovação é através de projetos. E se você não gerenciá-los, eles não vão ser bem implantados e não vão gerar a vantagem competitiva que você precisa”, afirma especialista

Em plena expansão, o Brasil tem hoje em andamento uma série de grandes empreendimentos de infraestrutura, como a ferrovia Transnordestina, a transposição do Rio São Francisco, os estádios da Copa e outras obras de infraestrutura necessárias para o evento, portos, estradas. E tudo isso parte (ou, pelo menos, deveria partir!) de um projeto, algo que estabeleça uma disciplina para que tudo seja feita da forma mais otimizada possível. Na prática, é verdade, as coisas não funcionam bem assim. Mas precisam funcionar. E para que funcionem, gerenciar bem os projetos é um dos passos mais importantes, algo que vale para esses casos citados acima, mas também para o dia a dia das empresas.

O brasileiro Ricardo Vargas, que preside o Project Management Institute (PMI), explica o que, de fato, é o gerenciamento de projetos, sua importância e como ele pode ser decisivo para o cotidiano do mundo corporativo e o desenvolvimento do Brasil.

O que é, de fato, o gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos, nada mais é do que uma técnica e um modelo que serve para você administrar projetos. E o que é um projeto? O projeto, nada mais é do que algo temporário e único. Talvez a melhor forma de você entender o conceito de gerenciamento de projetos, é entendê-lo através da comparação com a rotina. O que é uma rotina? Uma rotina é algo que você faz repetidas vezes, e por repetir daquela forma, você se torna mais rápido, mais hábil, mais preciso e etc. O que é o projeto? O projeto é o oposto da rotina. O projeto é aquilo que você não faz todo dia, é aquilo que você não tem habilidade específica e por isso precisa de um esforço gerencial diferenciado. Você precisa trabalhar de uma forma diferente, você precisa entender os riscos, o escopo, os prazos. Gerenciamento de projetos é o que? É uma disciplina, onde as melhores práticas pra que você administre bem os seus projetos são estabelecidas. Então essa disciplina começa a fazer parte das organizações.

Qual a importância dessa atividade para as empresas?

As empresas hoje estão infinitamente mais voltadas pra projetos do que para rotinas. Então a importância dessa atividade é crucial pra que ela consiga administrar seus novos empreendimentos. Então a importância dessa atividade para as empresas é permitir com que a empresa alcance um novo patamar de competividade através da inovação. E a única forma de você implementar a inovação é através de projetos. E se você não gerenciá-los, esses projetos não vão ser bem implantados, não vão produzir inovação e não vão gerar a vantagem competitiva que você precisa.

Várias obras de grande porte estão em andamento no Brasil e outras devem vir por aí. Historicamente, entretanto, esses são processos muito lentos, sofrem com corrupção, serviços mal feitos entre outras coisas. Falta capacidade ao poder público para gerenciar projetos de grande porte?

Eu queria até ser mais amplo. Eu acho que falta uma capacidade geral, não só do poder público, do governo, mas também das organizações, instituições, em gerenciar atividades extremamente complexas, grandes. Por quê? Hoje temos um problema com a falta de talento, a falta de profissionais qualificados. E isso não é um problema exclusivo do Brasil, isso é um problema mundial. Hoje nós temos um problema de falta de talentos muito grande, um problema de aumento da complexidade, dos riscos, dinâmica de mercado. Ou seja, o mercado está variando e está sofrendo alterações de uma forma muito mais dinâmica, então isso tem aumentado enormemente a complexidade do que se tem feito. Você envolve muitos fornecedores, muitos parceiros, muitas entidades, e com isso a transparência pode estar comprometida, abrir espaço pra atividades ilícitas. Então isso tudo gera um cenário muito mais complexo do que o cenário tradicional que nós estamos costumados, por isso o desafio, e por isso que obras de grande porte precisam de um gerenciamento de projetos extremamente efetivo, competente e presente.

E quanto às empresas brasileiras: de modo geral, elas gerenciam bem seus projetos?

Eu queria dizer que de modo geral elas não gerenciam bem seus projetos. Porque quando você gerencia bem, efetivamente, com resultado, você cresce de forma exponencial. E claro que algumas empresas brasileiras estão fazendo isso muito bem. Mas o que a gente vê no mundo, como um todo, é um desenvolvimento mediano desses projetos, por isso que eu volto a dizer e repito: se as empresas começarem a pensar nisso e investirem mais na gestão de projetos, essas empresas vão conseguir um sucesso muito maior. Então, queremos dizer que nós não estamos atrás, mas também não somos líderes e pioneiros nessa área.

Quais as principais características de um projeto bem gerenciado?

Um projeto bem gerenciado tem, na verdade, duas coisas que ele atende. A primeira coisa é quando a gente fala em gestão do projeto. Ele cumpre prazos, escopo do que tem que ser feito, cumpre orçamento, é administrado dentro um de patamar tolerável de risco. Agora, além disso tudo, nós temos que falar também dentro desse conceito de projeto, do conceito de gestão de portfólio: aquele projeto tem um business case viável, inteligente e realista. Porque não adianta eu realizar bem no prazo e no orçamento aquilo que não tem nada a ver e não reflete a realidade organizacional. Por exemplo, o que adianta hoje eu ser o melhor fabricante do mundo de disco de vinil se disco de vinil não vende? Eu preciso entender até quando eu consigo agregar e produzir valor em cima desse cenário. Então o projeto bem gerenciado é aquele que não só cumpre prazo e orçamento, como entrega o benefício previsto e esperado.

Simão Mairins, jornalista

How to turn projects into results?

“The only way you could implement innovation is through projects. And if you do not manage them, they will not be well established and will not generate the competitive advantage you need,” says expert

Booming, Brazil currently has underway a number of major infrastructure projects such as railway Transnordestina, transposition of the São Francisco River, the World Cup stadiums and other infrastructure needed for the event, ports, roads. And all this part (or at least should go!) Of a project, something that establishes a discipline for everything to be made as optimized as possible. In practice, it is true, things do not work so well. But they need to work. And for that work, manage projects well is one of the most important steps, which applies to those cases cited above, but also for day to day business.

The Brazilian Ricardo Vargas, who chairs the Project Management Institute (PMI), explains that, in fact, is the project management, its importance and how it can be decisive for the everyday corporate world and the development of Brazil.

What is, in fact, the project management?

Project management is nothing more than a technique and a style that suits you manage projects. And what is a project? The project is nothing more than a temporary and unique. Perhaps the best way for you to understand the concept of project management is to understand it by comparing with the routine. What is a routine? A routine is something you do over and over again, and repeat like that, you become faster, more skilled, more precise and more. What is the project? The project is the opposite of routine. The project is not what you do every day, is that you do not have specific skills and therefore need a different managerial effort. You need to work in a different way, you need to understand the risks, scope, deadlines. Project management is what? It is a discipline where the best practices for you to manage your projects are well established. So this discipline becomes part of organizations.

What is the importance of this activity for the companies?

Companies today are infinitely more devoted to projects than for routines. So the importance of this activity is crucial for her to be able to manage their new ventures. So the importance of this activity for companies is to allow the company to reach a new level of competitiveness through innovation. And the only way you implement innovation is through projects. And if you do not manage them, these projects will not be implemented well, will not produce innovation and will not generate the competitive advantage you need.

Several major works are in progress in Brazil and others should come around. Historically, however, these processes are very slow, suffer from corruption, misdeeds services among other things. Lack capacity to manage public power for large projects?

I wanted to be broader. I think we lack a general ability, not only from the government, the government, but also the organizations, institutions, activities in managing highly complex, large. Why? Today we have a problem with the lack of talent, lack of qualified professionals. And that’s not a problem exclusive to Brazil, this is a worldwide problem. Today we have a problem of lack of talent too large, a problem of increasing complexity, risk, market dynamics. That is, the market is changing and is undergoing changes in a much more dynamic, so this has greatly increased the complexity of what has been done. You involves many suppliers, many partners, many entities, and with that transparency may be compromised, open space for illicit activities. So all this raises a far more complex than the traditional scenario that we are accustomed, so the challenge, so that major works need a project management extremely effective, competent and present.

What about Brazilian companies: generally well they manage their projects?

I wanted to say that in general they do not manage their projects well. Because when you manage well, actually, with the result, you grow exponentially. Of course, some Brazilian companies are doing it very well. But what we see in the world as a whole, the median is a development of these projects, so I say again and again: if companies start to think about it and invest more in project management, these companies will get a much greater success. Then, we mean that we are not behind, but neither are leaders and pioneers in this area.

What are the main characteristics of a well-managed project?

A well-managed project is actually two things he meets. The first thing is when we talk about project management. He meets deadlines, scope of what has to be done, fulfills budget is administered within a tolerable level of risk. Now, beyond all this, we have to talk also within this design concept, the concept of portfolio management: the project has a business case viable, intelligent and realistic. Because no good I perform well within the budget and what has nothing to do and does not reflect the organizational reality. For example, what good today I be the best manufacturer in the world of vinyl is vinyl does not sell? I need to understand where I can add value and produce upon that scenario. Then the well-managed project is one that not only meets deadline and budget, as the delivery schedule and expected benefit.

Falácia do Planejamento

Falácia do Planejamento

“Lei de Hofstadter: Sempre leva mais tempo do que você espera, mesmo levando em consideração a Lei Hofstadter.”

Douglas Hofstadter, cientista cognitivo, vencedor do Pulitzer e autor de Gödel, Escher Bach: Um Entrelaçamento de gênios brilhantes

As pessoas são consistentes e uniformemente horrorosas em planejamento.

Por mais desagradável que possa soar, qualquer plano criado até pelo mais inteligente e habilidoso CEO ou gerente de projeto muito provavelmente será grosseiramente impreciso.

Como Jason Fied e David Heinemeier Hansson gracejam em seu livro “Rework, “Planejar é adivinhar”. A razão pela qual somos tão ineficazes no planejamento é o fato de não sermos oniscientes. Eventos ou circunstâncias imprevistas podem afetar enormemente até os planos mais detalhados.

Quando criamos planos estamos meramente supondo e usando a interpretação para preencher as lacunas, por mais que disfarcemos essa incômoda realidade com um discurso de aparência oficial e diagramas fantasiosos.

A Falácia do Planejamento significa que as pessoas têm uma tendência persistente de subestimar prazos. Quanto mais complexo for o projeto, mais interdependências (conceito que discutiremos posteriormente, em outro post) ele contém.

Quanto maior for o número de interdependências, mais provável será que algo em algum momento não ocorra de acordo com o plano.

Quando planejamos, nós naturalmente tendemos a imaginar um cenário no qual tudo dará certo. Em consequência, tendemos a subestimar as chances de fatores que possam prejudicar o plano, bem como o quanto essas contingências afetarão o projeto.

Raro é o plano de projeto que contém um item que diz: “Gerente do projeto contrai mononucleose e tira um mês de licença médica”.

A maioria dos planos subestima substancialmente o nível de reserva, reduzindo ainda mais a precisão do plano. Se você for o responsável pela conclusão de um projeto complexo, é apropriado incluir alguns meses de reserva, atrasos inesperados, férias, doenças e outros eventos inesperados provavelmente farão com que as coisas levem mais tempo do que o esperado.

O problema é que incluir um significativo tempo de reserva quase nunca é visto como aceitável ou apropriado. Se você apresentar a um CEO, cliente ou parceiro um plano que envolva três meses de tempo de reserva, a reação mais comum será “Isso não é aceitável. Reduza o prazo”. A reserva é eliminada e, dessa forma, quase todos os planos do projeto muito provavelmente  serão concluídos com algum tipo de erro.

A imperfeição dos planos não invalida o planejamento. Planos não são úteis por ajudá-lo a prever com mais precisão, eles são úteis porque o próprio ato de criar o plano o ajuda a compreender requisitos, dependências e riscos com mais profundidade. Nas imortais palavras de Dwight D. Eisenhower: “Nenhuma batalha jamais foi vencida de acordo com o plano, mas nenhuma batalha jamais foi vencida sem um … Os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensável”. O valor do planejamento está na simulação mental: o processo cognitivo necessário para criar o plano em si.

Use planos, mas não dependa deles, enquanto você se mantiver trabalhando com maior rapidez e eficácia possível, o projeto será concluído assim que for viável.

Haroldo Wittitz, consultor

Planning Fallacy

“Hofstadter’s Law: It always takes longer than you expect, even taking into account Hofstadter’s Law.”

Douglas Hofstadter, a cognitive scientist, winner of the Pulitzer Prize and author of Gödel, Escher Bach: An Entanglement of brilliant geniuses

People are consistent and uniformly awful in planning.

As unpleasant as it may sound, every plan created by the most intelligent and skilled project manager or CEO will most likely be grossly inaccurate.

As Jason and David Heinemeier Hansson Fied jokes in his book “Rework,” Planning is guessing. ” The reason we are so ineffective in planning is the fact that we are not omniscient. Unforeseen events or circumstances may greatly affect until more detailed plans.

When building plans are merely guessing and using interpretation to fill the gaps, as much as disfarcemos this uncomfortable reality with a speech and official-looking diagrams fanciful.

The Fallacy of Planning means that people have a persistent tendency to underestimate deadlines. The more complex the project, the more interdependence (a concept we will discuss later in another post) it contains.

The greater the number of interdependencies, the more likely that at some point something does not happen according to plan.

When we plan, we naturally tend to imagine a scenario in which everything will be alright. Consequently, we tend to underestimate the chances of factors that may affect the plan and how these contingencies will affect the project.

Rare is the project plan that contains an item that says “Project Manager contracted mononucleosis and takes a month of medical leave.”

Most plans substantially underestimates the reserve level, further reducing the precision of the plane. If you are responsible for the completion of a complex project, it is appropriate to include a few months of reserves, unexpected delays, holidays, illness and other unexpected events probably will make things take longer than expected.

The problem is to include a significant backup time is almost never seen as acceptable or appropriate. If you submit a CEO, client or partner a plan involving three months of standby time, the most common reaction is “That is not acceptable. Reduce the term. ” The reserve is eliminated and thus almost all project plans will most likely be completed with some sort of error.

The imperfection of the plans does not invalidate the planning. Plans are not useful for helping you predict more accurately, they are useful because the very act of creating the plan helps understand the requirements, dependencies and risks further. In the immortal words of Dwight D. Eisenhower: “No battle was ever won according to plan, but no battle was ever won without one … The plans are useless, but planning is indispensable. ” The value of planning lies in mental simulation: the cognitive process required to create the plan itself.

Use plans, but does not depend on them, while you keep working more quickly and effectively as possible, the project will be completed as soon as practicable.

Onde erram as empresas com Vicente Falconi

Toda empresa precisa de um grupo com experiência em gestão de pessoas capaz de envolver toda a empresa naquilo que eles desejam, e uma ferramente muito eficaz, é a motivação dos funcionários.

Entrevista com Vicente Falconi: “http://www.youtube.com/embed/O1yWx74vNl8”

Estabelecer prioridades ou objetivos? Um desafio diário.

Estabelecer prioridades ou objetivos? Um desafio diário.

Temos um desafio diário que é fazer escolhas. Antes mesmo de dormir no dia anterior, temos que ter em mente planejado o que iremos fazer no dia seguinte para programar no despertador o horário certo que temos que acordar. Isso tudo é fruto de um planejamento elencado com metas e objetivos.

Agora, se ao acordar, você não sabe o que fazer, o que priorizar, ou ainda qual é o objetivo disso tudo, vejo que você está com problemas sérios quanto ao seu futuro.

Todos nós temos uma razão de ser, o que precisamos é descobrir e assim desenhar um objetivo de longo prazo a ser atingido. E ele tem que ser realista e, ao mesmo tempo, visionário.

Como assim? Nesse momento, tenho que colocar meus objetivos de longo prazo a quilômetros de altura, ou seja, tem que ser visionário e desafiador. Agora tenho que definir: o que preciso fazer hoje para atingir esse objetivo no futuro? É aqui que entram as prioridades. Não tenho a pretensão, neste post, de ensinar uma “receita de bolo” para que você, assim que acabar de ler, em um estalar de dedos, passe a saber definir prioridades. O que quero destacar é que as prioridades têm que estar relacionadas ao futuro, não ao presente.

Sei que serei criticado por alguns tantos leitores, mas essa é uma verdade em que acredito. Se passarmos a maior parte do tempo com “prioridades” de curto prazo, não iremos chegar ao tão sonhado objetivo futuro. Enquanto os sonhos estão nas nuvens, fixe prioridades aqui em terra firme, mas direcionadas para o objetivo futuro.

Existem alguns critérios para classificar as prioridades como: importância, urgência, curto prazo, longo prazo, etc. Agora, o que gostaria de deixar claro é que um sonho continua sendo um sonho até você quantificá-lo e definir uma data. Nesse momento, ele se transforma em objetivo e, a partir daí, é preciso definir metas temporárias para serem atingidas até chegar a esse objetivo.

Para atingir essas metas, você deverá relacionar tarefas, classificá-las conforme exposto acima e avaliar, ao cumprir uma tarefa, se está no caminho do cumprimento da meta estabelecida, que levará ao objetivo final. Contudo, se ao cumprir uma tarefa, você andou no caminho oposto ao objetivo, está na hora de avaliar o seu planejamento e/ou objetivo real, mas ai é assunto para um novo post.

O desafio não é somente estabelecer prioridades, mas também definir objetivos claros.

Amauri Nóbrega, diretor executivo da cinco global

Establish priorities and goals? A daily challenge.

We have a daily challenge which is to make choices. Before even sleep the day before, we have to keep in mind what we planned to do the next day to set the time on the alarm clock right that we have to agree. This is all the result of a part listed with planning goals and objectives.

Now, if you wake up, you do not know what to do, what to prioritize, or what the purpose of it all, I see that you are serious problems with regard to their future.

We all have a reason for being, is to discover what we need and thus design a long-term goal to be reached. And he has to be realistic and at the same time visionary.

How so? Right now, I have to put my long-term goals to kilometers high, ie, must be visionary and challenging. Now I have set: I need to do today to achieve this goal in the future? This is where priorities. I do not pretend in this post, to teach a “recipe” for you, so stop reading in a snap, pass the knowledge to set priorities. What I want to highlight is that priorities have to be related to future, not the present.

I know I will be criticized by some as many readers, but this is a truth I believe. If we spend the most time with “priorities” Short term, we will not reach the dreamed future goal. While dreams are in the clouds, set priorities here on dry land, but directed towards the future goal.

There are some criteria to rank as priorities: importance, urgency, short term, long term, etc.. Now what I would like to make clear is that a dream remains a dream until you quantify it and set a date. At that point, it becomes objective and, from there, you need to set goals to be achieved by temporary reach that goal.

To achieve these goals, you should relate tasks, classify them as stated above and evaluate, to accomplish a task, whether it is in the way of achieving the target set, that will lead to the ultimate goal. However, to accomplish a task if you walked in the opposite way to the goal, it’s time to evaluate your plan and / or real purpose, but there is a topic for a new post.

The challenge is not only to establish priorities but also set clear goals.