PrimeWork (Ano IX)

Liderança, Atitude, Desafios, Ações e Conquistas para o Empreendedor Moderno

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    O Mundo todo celebra uma grande capacidade humana de empreender.

    Do mesmo modo que é vibrante, a estrada do empreendedor é repleta de obstáculos. Quer para abrir ou fazer crescer um negócio próprio, quer para avançar propositivamente dentro de uma corporação.

    Nesse sentido este blog busca preencher com informações, entrevistas e cases de sucesso pessoal e corporativo as muitas lacunas que se abrem quando surge o tema da iniciativa pessoal dos negócios.

    Esperamos que este blog, possa de alguma forma contribuir para o crescimento dos empreendedores.

    Haroldo Wittitz, Editor and Publisher

    The whole world celebrates a great human capacity to undertake.

    Similarly that is vibrant, the way to entrepreneurship is fraught with obstacles. Want to open or grow a business, want to move forward with proposals within a corporation.

    In this sense seeks to fill this blog with information, interviews and success stories of the many personal and corporate loopholes that open when the subject arises from the personal initiative of business.

    We hope this blog, can somehow contribute to the growth of entrepreneurs.

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Reuniões – Como elas matam as boas ideias

Posted by HWBlog em 02/12/2013

executivo 12Colegas chatos, discussões bestas, tempo perdido. Você detesta as reuniões do seu trabalho? A maioria das pessoas odeia. Com motivo: estudos mostram que elas não são eficientes e têm o poder de deixar as pessoas mais burras. Veja por que é assim, e o que pode ser feito para transformar as reuniões em algo mais útil – e até divertido.

Você se prepara, faz a lição de casa, respira fundo e senta à mesa. Seu chefe e a equipe já estão lá, mas aquele colega atrasadinho não – e o grupo espera meia hora por ele. Você está irritado porque desperdiçou um tempo precioso, mas sabe que o pior está apenas começando. Um após o outro, os personagens típicos de reunião se apresentam. O tagarela, o puxador de tapetes, o despreparado, o oportunista, o indeciso, o bajulador. Todo mundo fala, fala, fala por horas e horas, batendo cabeça e girando em falso até que, por mero cansaço, uma ideia qualquer é eleita a vencedora. Acabou a reunião. E você, no meio desse turbilhão de bobagens, não conseguiu nem se explicar direito – ou, se conseguiu, ninguém deu muita bola. A coisa é tão grave que, nas empresas em que a confirmação por e-mail em uma reunião inclui automaticamente o horário na agenda pessoal, muitos funcionários inventam compromissos nos horários em que precisam trabalhar de verdade – e assim a agenda fica travada para mais perdas de tempo com conversas de grupo que não levam a lugar nenhum. Mas se todo mundo odeia reuniões e sabe que elas são um problema, por que fazemos tantas? Não existe mesmo uma alternativa melhor, ou um jeito de torná-las mais produtivas?

Talvez as reuniões da sua empresa não sejam exatamente desse jeito. Mas provavelmente elas têm alguma semelhança com o cenário descrito acima. Tanto é que, numa pesquisa feita com 2 mil executivos brasileiros, 69% disseram que odeiam reuniões. E estamos falando de executivos, que são especialistas em fazer reuniões; entre os demais cargos, a ojeriza tende a ser maior ainda. “Se você conversar com qualquer pessoa, aleatoriamente, ela vai dizer duas coisas: que ganha mal e perde muito tempo em reunião”, afirma Marcos Minoru, professor de administração de empresas na Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (Fecap). A mesma pesquisa constatou que 70% das reuniões não chegam a lugar nenhum, e uma empresa média, de 100 funcionários, desperdiça R$ 500 mil anuais com o tempo perdido nelas. Ou seja: além de você estar sofrendo na reunião, o seu patrão está jogando R$ 5 mil fora.

Mas espera aí. Reunir várias pessoas para debater um problema não deveria ser a melhor forma de resolvê-lo? Deveria, mas na prática acaba não sendo. E o problema está justamente no estilo moderno de fazer reunião: o chamado brainstorming, onde todos os presentes podem opinar sobre todos os assuntos em debate. É a maneira mais democrática de fazer reunião, e a mais comum hoje em dia. Ela foi inventada pelo publicitário americano Alex Osborn, que passou 20 anos estudando os mecanismos do trabalho e, em 1953, publicou o livro Applied Imagination, onde apresentou o termo brainstorming e o conceito de reunião livre, onde todo mundo pode falar. Para Osborn, o importante era criar um ambiente descontraído, que gerasse muitas ideias. Em meio ao turbilhão de ideias bestas, fatalmente surgiriam algumas geniais. A quantidade levaria à qualidade. “Era uma tentativa de acabar com os bloqueios psicológicos que poderiam barrar a apresentação de sugestões”, diz a psicóloga americana Linda Spears-Bunton. E as reuniões democráticas ganharam o mundo. Mas não deram certo. “Hoje sabemos que apenas uma em cada quatro reuniões de brainstorming gera resultado concreto”, afirma Linda.

Como sabemos? É que um estudo publicado neste ano aponta que as pessoas são mais inteligentes, e tomam melhores decisões, quando estão sozinhas. Psicólogos da Universidade de Haifa, em Israel, apresentaram uma bateria de perguntas e problemas para que voluntários resolvessem. Metade dos voluntários trabalhava sozinha. A outra metade se reunia em grupos. Resultado? Os solitários sempre foram melhor do que os grupos. Acertaram mais respostas e propuseram soluções mais pertinentes. “Não há dúvida de que o pensamento solitário é mais produtivo”, diz o psicólogo Asher Koriat, autor da pesquisa. Segundo ele, isso acontece por dois motivos. O primeiro é que, durante as reuniões, os indivíduos mais extrovertidos sempre acabam dominando o debate – e colocando os mais tímidos para escanteio. E os extrovertidos não são necessariamente mais competentes. Mas são mais persuasivos, e conseguem convencer o grupo das maiores bobagens. O outro motivo é que, quando uma pessoa pensa sozinha, consegue exercer mais senso crítico e não se distrai com a interação social.

Isso significa que devemos acabar com as reuniões, então? Não. Koriat propõe um meio termo. “O intercâmbio de ideias deveria envolver menos pessoas, e só acontecer depois que cada profissional tivesse feito a respectiva lição de casa”, afirma. “Quando o brainstorming acontece no começo de um projeto, a chance de uma bobagem dita com estilo se tornar regra, e atrapalhar todo o processo dali para a frente, é muito grande.”

Como na escolinha
A falta de objetividade nas reuniões de trabalho é cultural. Lembra dos seus trabalhos de escola? A professora passava uma tarefa em grupo e um dos alunos convidava os outros para se reunir na casa dele. Cada um chegava numa hora, a maioria dos colegas não estava a fim de nada, e sempre aparecia a mãe do dono (ou dona) da casa para conferir se todo mundo estava se comportando ou oferecer um lanche. Alguém sempre sugeria deixar para depois e aproveitar a tarde para jogar bola. Claro que todo mundo voltava para casa sem que o trabalho estivesse pronto. “Se você aborda um desconhecido na rua, é porque quer uma informação objetiva, como a direção de uma rua ou que horas são. Mas organizamos reuniões sem saber exatamente qual problema queremos solucionar. É como se o simples fato de todos sentarem ao redor de uma mesa fosse resolver tudo”, diz Adrian Furnham, psicólogo especializado em gestão empresarial e professor da University College London. “Parece que muitas vezes a sala onde a conversa vai acontecer e a comida que vai ser servida é mais importante do que o assunto que vai ser tratado”. Vai dizer que você nunca sugeriu que o trabalho da escola fosse feito na casa onde o lanche era mais gostoso? “Fazemos a mesma coisa na fase adulta, só que com terno e gravata e ganhando dinheiro para isso”, afirma o consultor empresarial Christian Barbosa, autor do livro Estou em Reunião e organizador da pesquisa com 2 mil executivos que citamos no início desta reportagem. Ou seja: nas reuniões, agimos como crianças.

E, sempre é bom lembrar, como bichos também. No fundo, a vida profissional não é assim tão diferente da dinâmica social enfrentada por lobos e macacos, com disputas e demonstrações de poder. “Da mesma forma que os lobos arrepiam os pelos e arreganham os dentes para mostrar força, os executivos convocam reuniões para reforçar sua posição de poder”, diz Linda Spears-Bunton. Preste atenção àquele chefe que vive marcando reuniões: no fundo, ele precisa dessas demonstrações públicas de controle sobre o grupo. Não é uma falha de caráter. É uma tendência natural. Mas pode ser contornada.

Scott Snair, autor de livros de negócios como Chega de Reunião, sugere que cada problema seja delegado a uma única pessoa, e ela responda a um só chefe. “Por mais antiquada que possa parecer, a hierarquia tem suas vantagens. A pessoa sabe claramente a quem se reporta, e o chefe se dedica a avaliar propostas concretas, sem a necessidade de ficar fazendo questionamentos só para manter seu status”, diz Snair. Algo parecido com isso acontece na Apple, por exemplo, onde cada questão é atribuída a um Directly Responsible Individual (Indivíduo Diretamente Responsável), que tem a palavra final sobre a discussão.

Até pela velocidade com que têm de desenvolver novos produtos, são justamente as empresas de tecnologia as mais empenhadas em acabar com as reuniões chatas. E a primeira estratégia é fazer reuniões mais curtas – e mais frequentes. Uma pesquisa feita em 6 mil empresas de tecnologia constatou que, em quase 80% delas, as reuniões são diárias e duram no máximo 15 minutos. “Assim conseguimos identificar os `enrolões¿. O grupo se automonitora e ninguém fica parado”, diz Heber Mantovani, diretor da empresa de software e-comBR. Também virou moda usar objetos para evitar que as pessoas falem demais. Numa divisão da Microsoft, por exemplo, as reuniões contam com a participação de Ralph – uma galinha de borracha que a pessoa precisa segurar enquanto está falando. E algumas reuniões são propositalmente agendadas nas escadarias da empresa, onde não há aquecimento (calefação). A ideia é que, como estão com frio, as pessoas sejam objetivas. Dá resultado: as reuniões na escadaria costumam durar no máximo dez minutos.

No Facebook, o truque é marcar as reuniões logo antes da hora do almoço. “Isso motiva as pessoas a falar menos”, disse o engenheiro Mark Tonkelowitz ao jornal americano The Wall Street Journal. Na empresa de softwares Hashrocket, nos EUA, as reuniões usam uma bola de cinco quilos – quem fala deve segurar o objeto. Na empresa brasileira Locaweb, que presta serviços de tecnologia, as reuniões diárias são feitas com a equipe em pé. Quem está falando segura uma bola de basquete, e a duração do encontro é cronometrada. “Com essas reuniões rápidas, conseguimos encurtar em 30% o tempo de desenvolvimento de um software”, diz Luis Carlos dos Anjos, gerente de marketing da empresa.

Vale tudo para manter o foco. Até apelar para pequenos truques. “Certa vez, em uma empresa, o presidente contratou um garçom para entrar na sala durante uma reunião importante”, diz Sérgio Coffoni, da consultoria de recursos humanos Hay Group. Quando o garçom ia servir o café, perguntava baixinho para cada participante o que ele achava do assunto que estava sendo debatido. Era uma maneira de fazer as pessoas pararem de viajar e prestarem atenção à reunião.

Mas e se tudo isso falhar, e você perceber que está preso em mais uma reunião torturante e interminável? “Dê um jeito de se ocupar, sem parecer que está distraído, ou participe ativamente”, diz o psicólogo alemão Ulrike Nett, autor de estudos sobre tédio em reuniões. Segundo ele, você pode se distrair e viajar à vontade quanto o assunto não for da sua alçada. Basta fazer cara de quem está prestando atenção – e ouvir por alto o que está sendo dito, para não ser pego de surpresa. A outra estratégia é se engajar: porque se você participa, a reunião passa mais rápido, e você pode apresentar informações e opiniões coerentes para resolver o debate e encerrar a reunião. Ou, no mínimo, se divertir com ela.

Sala de guerra
Os tipos mais comuns nas reuniões – e como você pode lidar com eles

O revoltado
Está insatisfeito com a empresa e quer angariar companheiros de luta. Faz pose de irritado e reclama de praticamente tudo.

Como lidar: Ignore o sujeito. Não tome as dores dele. Se você der corda, ele irá tumultuar a reunião – e acabará reclamando até de você.

O puxa-saco
Não tem ideias próprias e fica quieto até que o chefe abre a boca. Aí, começa a concordar com todos os argumentos dele.

Como lidar: Elogie a ideia do seu chefe e estimule o puxa-saco a desenvolvê-la. Ele não vai conseguir – e se enforcará com a própria corda.

O puxador de tapete
Em vez de propor coisas novas, parece mais interessado em detonar todas as sugestões que você está dando.

Como lidar: Responda com dados e argumentos objetivos. Se isso não for possível, mude de assunto.

O tímido
Costuma ter boas sugestões, mas não abre a boca. Quando vira centro das atenções, fica vermelho e balbucia argumentos que ninguém entende.

Como lidar: Ajude-o a desenvolver a própria ideia. Se você for o tímido, lembre-se de que é apenas uma reunião.

O humorista
Fica interrompendo a reunião com piadinhas – que já contou trocentas vezes e não têm a menor graça.

Como lidar: Continue o que estava dizendo. Se você pedir para o sujeito calar a boca, ficará com fama de mal-humorado.

O tagarela
Fala sobre o que sabe e o que não sabe, tem opinião sobre tudo. Monopoliza as discussões e se acha o dono da verdade.

Como lidar: Evite bater de frente com ele – isso só fará o sujeito falar ainda mais. Dirija-se aos demais participantes para mudar o rumo da conversa.

O workaholic
Trabalha muito e conhece tudo da empresa, mas tem pouca paciência com a opinião dos outros. Pode ser grosseiro.

Como lidar: Tenha paciência, principalmente se ele estiver certo. Se ele for indelicado com você, rebata com bom humor.

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